本学では、地震・台風のような自然災害や大規模な事故などの緊急時のために、２通りのシステムを準備しています。１つ目は大学から全構成員に向けて、一斉メール送信で情報を伝えるための「緊急連絡システム」、２つ目は各構成員が大学に向けて、名大ポータルから自発的に入力する「安否状況入力システム」です。ここでは後者のシステムについて、その意義や位置づけ、入力方法などを説明します。

本システムは、災害時などの非常時に、大学の構成員のみなさんが自ら大学へ状況を報告し、大学全体として構成員の安否状況を把握するためのシステムです。以下に、その意義や位置づけ、方法等に関する情報を掲載します。

(1) 安否情報入力システムの位置づけと必要性

Q：名古屋大学の安否情報入力システムとは？

A：大災害の発生などの非常時に、名古屋大学に在籍している全構成員の安否状況を確認するためのシステムです。このシステムは名古屋大学ポータルの一部であり、携帯電話などから構成員が自ら安否情報の入力を行います。発生後１日～数日以降の全構成員の状況を部局ごとに集計し、速やかな教育研究活動の再開にむけた判断情報とすることが主な目的です。災害直後の救助などのために、担当者が直接安否確認を取る方法などが併用されます。

Q：なぜ、自分から入力する必要があるのですか？

A：非常時に大学側から多数の構成員に確認の連絡をすることは、労力的にも、また電話回線等からも、きわめて難しいためです。さらに、ひとりひとりの状況が変わった場合（たとえば避難所から家に戻った、遠方の実家に帰った、など）でも、変更の入力をすれば常に最新情報を大学が把握できます。逆に、まったく入力されていない人は、大けがなどの可能性があるので、直接連絡を取って確認するなどの対応が必要と判断します。ですから、入力作業ができる人は、忘れずに入力しなければいけません。このように、非常時に大学の機能をできるだけ早く復旧するには、全構成員の協力が必要です。

Q：安否情報はいつ入力すればよいのですか？

A：避難の途中など、自分や周囲が危険な状態の時に急いで入力する必要はありません。また直後は携帯電話やパソコンも使えないかもしれません。安全な場所に避難したあと、あるいは帰宅後、停電時なら復旧後など、安全に操作ができるようになったらなるべく早く入力してください。また、避難場所や状況が変化した場合には、そのつど、新しく入力してください。何度でも変更でき、最新の入力が集計されます。

Q：安否情報入力システムの入力データは、どの様に利用されるのですか？

A：本部と各部局の災害対応担当者が、入力状況と内容を随時確認し、部局別に集計します。新しく入力された内容も随時集計され、大学の教育研究活動再開にむけた情報として本部や各部局で利用されます。ただし、この入力内容は大学全体の状況把握の資料ですので、個人の緊急事態を入力しても救助・救援などがすぐに手配されるわけではありません。非常連絡は別の手段によってください。

Q：携帯電話やパソコンをつかったシステムは、大災害時には役に立たないのでは？

A：携帯電話の音声通話はつながらなくなりますが、ネットワークはある程度時間がたてば復旧する可能性が高くなります。上のQでも説明したように、ある程度時間がたって、入力環境が復旧してから入力しても十分間に合います。ただしパソコン利用は難しい場合も多いので、なるべく携帯電話からアクセスできるように準備してください。大学側のシステムは、災害時の非常電源などを備え、さらに京都にもバックアップシステムが設置して、大災害でも使えるように準備されています。また、どうしてもシステムが使えないときのために、直接確認や紙による集計などもできるように準備されています。

(2) 利用方法

Q：安否情報入力システムにアクセスするには？

A：次の手順に従って、名古屋大学ポータルにアクセスできます。なお、非常時には安否確認の入り口を、名古屋大学ポータルのなるべく見やすい位置に表示します。
(1) 名古屋大学ポータル携帯版（https://mynu.jp/k/）へアクセス
(2) 表示されたページの「安否確認」（https://mynu.jp/aliveinfo/）をクリック

Q：安否情報入力システムはだれがどのように利用できますか？

A：本システムの利用者は、名古屋大学に在籍している全構成員です。安否情報を入力するには、通常の名古屋大学ポータルのログインと同じく、「名大IDまたは全学ID ＋ パスワード」を入力します。ただし非常時でIDやパスワードがわからない場合に備えて、「名大IDまたは全学ID ＋ 誕生日」、「事前登録のメールアドレス」、「認証なし」のいずれかの方法を利用して情報を入力することもできます。ただし「認証なし」の場合は情報が正しいか大学が判断できませんので、できる限り使わないでください。

Q：友人の安否情報を入力したり、確認したりできますか？

A：ご自身の安否情報入力時に、［安否情報の入力］の最後の項目である「友人の安否情報や大学への連絡事項などがあれば記入してください（最大128文字）」欄に記述して下さい。ただしこの情報が反映されるまでには、担当者による登録が必要ですので時間がかかります。他の構成員の安否情報の確認は、「名大ID／全学ID ＋ パスワード」でログインした場合に、３件まで検索できます。大学構成員の状況把握のためのシステムですので、一般からの情報検索は原則できません。

Q：非常時には、入力を忘れそうです。

A：一定時間の経過後、安否情報が入力されていない構成員については、事前に登録されたメールアドレスに安否情報の入力を促すメールを発信します。また、大学側からの重要な情報を発信する可能性もありますので、連絡先メールアドレスは必ず登録するようにしてください。

Q：安否情報入力を促してくれるメールを希望するには？

A：予め、「名古屋大学ポータル」にアクセスして、ご自身の携帯メールアドレスを登録して頂くだけで完了します。ただし、災害後すぐにメールが発信されるわけではありません。災害対策本部の準備等が完了し、安否入力の状況を確認した上でメール発信作業を開始します。訓練時には2～3日後、災害時には1週間程度たってからを予定しています。
メールアドレスは、次のリンクから登録できます。必ず登録してください！メールアドレスを登録する

(3) IDとパスワード

Q：名古屋大学IDを忘れた時、安否情報入力はできますか？

A：名古屋大学IDはお手持ちの教職員証、学生証（新しく発行されたものに限る）に記載があります。詳細はこちら（情報連携統括本部によるページ）をご覧ください。
　　また、安否情報の入力は、「名古屋大学ID」を利用して行うほか、２つの方法を用意しています。
　　事前に普段利用しているメールアドレスを登録していただいている方は、「登録済みメールアドレス」を、メールアドレスを登録されていない方は「認証なし」を利用して、安否情報入力をして下さい。ただし、次のAにあるように、「認証なし」はできるだけ避けてください。

Q：なぜ名古屋大学ID／パスワードを利用して入力する必要があるのですか？

A：災害対策本部では、入力して頂いたデータの信憑性(名古屋大学の教職員・学生・大学院生本人によって入力されたデータであるかどうか)の確認作業を行います。「認証なし」で入力して頂いたデータについては、本人確認作業に多大の時間が必要となるため、できるだけ「名古屋大学ＩＤ」を利用した入力をお願いします。

Q：名古屋大学IDのパスワードを忘れてしまったのですが。

A：名古屋大学ポータル（https://mynu.jp/）にアクセスして頂くと、トップページの左側に対応方法が明記されていますのでご覧ください。ただし非常時にはこのような対応が間に合いませんので、安否情報入力システムではパスワードの代りに誕生日の入力で利用できます。

Q：名古屋大学IDのパスワードを変更したいのですが。

A：名古屋大学ポータル（https://mynu.jp/）にアクセスし、ログインをして下さい。次に、「セクションを選択：」の「情報サービス」をクリックして下さい。そして、表示画面右側の「名古屋大学IDのパスワード変更」をクリックすれば、パスワード変更画面が表示されます。

(4) 検索機能

Q：部局名・掛名による検索はできませんか？

A：現在は部局による検索は、制約付きで可能です。検索の使い勝手に関しては、継続的にシステムの改良が進められていますので、システム上で確認してください。

Q：検索結果が３名までなのはなぜですか？

A：個人情報を保護するという観点から、一般ユーザーは１回の検索では３件までとしています。それ以上の検索結果が必要な時は、お手数ですが検索条件を変更して検索をして下さい。なお、本部・部局の当システム利用担当者はこの制限はありません。

Q：部局の情報取り出しの担当者は、登録をする必要がありますか。

A：部局関係の情報の検索に関する制限をかけないようにするため、事前に登録します。

(5) システム全般

Q：安否情報入力システムのハード運用はどのようになっていますか？

A：本システムは、名古屋大学だけでなく京都大学吉田キャンパスにも設置しており、両大学のシステムが停止してしまう規模の災害を除いて、常時運用しています。入力データについても、名古屋大学と京都大学とで同じ安否入力情報を保存しています。

Q：私の携帯電話ではうまく入力できません。

A：多くのテストを行っていますが、携帯電話会社あるいは電話機によっては制約がある可能性があります。たとえば、パスワード入力の際に入力した文字が見えないことがあると言う問題が報告されています。通常の名大ポータルの入力ができるのに、安否情報入力が入力できない場合は、状況を災害対策室までお知らせください。

Q：既に退職していますが、訓練時などに安否情報を入力するようにメールが来ます。

A：既に退職されている方でも、非常勤講師等で名古屋大学での授業を担当されている方は、授業再開等の大学機能復旧などの観点から、安否情報の入力にご協力下さい。